POST-AWARD GRANT PROCEDURES

Responsibility

Grant awards are made to the institution, not an individual Project Director; therefore, 澳门足球博彩官方网址承担全部法律责任，确保所有资金通过收到 该裁决书用于合同条件中概述的目的和意图 agreement.

赠款和合同包含严格的行政责任. 原资助协议将保存在资助专家的档案中. A copy 赠款协议的副本将由项目经理和会计保存 office. 会计办公室将为每一笔奖助金保存档案，并将开始编制 在整个奖助金期间妥善监察奖助金.  

PROJECT MANAGER

项目经理在管理时负有行政和报告责任 a grant. 了解所有奖项要求是项目经理的责任 合同细节，以及澳门足球博彩官方网址的政策和程序. It is the duty 项目经理负责审查和监督合同的顺利完成 并资助资助的活动，以及防止机构的财务负债. 项目经理将负责沟通所有项目、课程、 and budgetary issues to state and/or Federal auditors. 

项目经理在管理拨款方面有以下具体角色:

• Monitor the project budget
• 监督分包商、分包接受者和服务提供商
• 收集和处理来自参与监测的外部各方的任何要求 the grant
• Personnel management
• Procurement
• Property management
• Meet regularly with the Grant and Accounting office
• 根据所有联邦法规和政策管理拨款
• 维护提供每月绩效指标描述的进度报告 包括结果衡量标准以及预算与实际支出和状况的对比 of all grant activities.

ACCOUNTING OFFICE

在大学财务总监的全面监督下，由一名会计执行 各种奖项前和奖项后的职能，包括:协助预算 发展，咨询项目经理关于资助项目的财务状况 向管理员和项目经理提供咨询和帮助 关于拨款的财务监督，以确保符合联邦和非联邦 guidelines and institutional policies. The specific controls over compliance with 所有项目经理必须遵守赠款，并可在“合规性”中找到 and Controls link”.   

除了确保遵守联邦拨款外，会计师:

• 准备及时和准确的发票提交给授予人，并确保 费用可报销协议上发生的费用已开具发票并支付.
• 与他人有效沟通并发展专业、有效的工作关系 拨款管理人员，如联邦项目官员.
• 与大学拨款管理人员密切合作，提供规则和指导 赞助项目的规定，以确保遵守.
• 担任大学拨款管理人员事务的主要联系人 of whether costs are allowable.
• 协助执行新发布或修订的政策和程序 affect grant administration.
• 回应审核员的询问，并在审核期间提供详细的文件 reviews of awards.
• 财务管理赠款和合同，包括监测和分析 expenditure levels.
• 管理拨款结清过程，包括数据分析和预测，报告 of data and preparing closeout reports.
• 完成月末结账的各项工作，包括创建日记账; salary adjustments, and reconciliation of accounts.
• 作为财务团队的一员，参与团队培训和发展 活动，为奖助金的发展贡献奖助金管理专业知识 Data Warehouse and it’s reporting.

TIME DISTRIBUTION REPORTS

许多补助金允许工作人员的时间通过补助金得到补偿. All salaries and 补助金的福利费用应符合补助金协议. All 将他们的努力用于资助的员工将被要求完成至少 semi-annual time and effort certification reports. See “澳门足球博彩官方网址 Time and Effort Reporting Form – Semiannual” for the specific form to use. 

任何将他们的努力收费给多个资助资金来源的员工 必须完成每两周的时间分配报告，按工资周期报告时间. Refer 到“时间和精力报告的授予程序”和“时间和精力表格链接” for further instructions and examples. 

所有的时间和努力报告必须交给指定的会计师.  The designated 会计将审查这些报告的准确性和完整性，并要求提供 根据这些报告分配必要的工资费用. 

UNALLOWABLE COSTS

所有获资助的项目经理均获提供大学的成本会计 Policy (see “澳门足球博彩官方网址 Cost Policy Statement”). Costs charged to grants that will not be 因不允许、不可分配、 或任何其他原因必须由大学资金支付. 

REPORTING

授予人要求的技术报告或叙述性报告将由项目编写 经理，由项目主管或拨款办公室审核. The Project 经理必须维护所有适当的叙述文件. Project Managers 是否负责获取和沟通所有报告的截止日期，包括 最后的结帐报告交给拨款和会计办公室.

会计部门负责及时建立账户 在大学的财务系统按照条款和条件 the sponsored agreement. 会计总监负责提供 necessary authorizations and Banner training. The Accounting office also identifies 以及赞助商到适当账户的存款收据以及所有的批准 fund transfers and correcting journal entries. 

将从联邦和地方来源获得存款的拨款项目已经 单独的总账账号和账户在限制账户中编码 hierarchy.

AUDIT AND RESOLUTION OF AUDITS

资助项目须接受机构审计、国家审计和大学内部审计 and external audit. 所有负责赠款的人员都应尽最大努力 将所有赠款文件，信息和通信保存在一个集中的 department file. 

管理赠款的部门应该在这个中心位置随时可用 以下资料:拨款申请、拨款合同、采购文件、 合同、进度报告和其他赠款合同所必需的文件 and compliance checklist. 

一些拨款机构在行政拨款前进行结帐审计 closed by the agency. 如果和何时安排审计，请通知补助金办公室 your grant. 资助办公室将与每个受助人合作，以确保所有审计 are resolved. 

SUB RECIPIENT MONITORING

项目经理负责监督赠款资金的任何次级接受者 确保组织遵守赠款协议. The relationship 分包接受者与大学之间的关系类似于与任何供应商之间的关系 or contractor. 负责雇佣组织执行任务的员工 服务或提供的商品应始终确保最终产品符合预期. A 次级接受者也应该遵守所有这些标准. 

子接收方关系的例外情况是必须记录这种监视 to be in compliance with grant agreements. All sub recipients must sign an agreement with 澳门足球博彩官方网址. 每个项目经理需要与指定的会计从 会计办公室在赠款期开始时确定流程和 需要开发监控任何子收件人的程序. A monitoring 会议召开后将制定指南.  

监测指南将说明要遵循的具体监测时间表. The Project 经理负责实施监控并报告结果 to the sub recipient in a timely manner. In addition to performing regular monitoring, 项目经理必须审查分包方提交的所有发票，以确保 足够的证明文件和收费是适当的，就 分接受方协议中概述的目标和预算. 

指定的会计将负责监督财务业绩 of all sub recipients.  

监测水平将通过完成年度风险评估来确定 on each sub recipient to the University.  

所有次级收件人还将收到一封年度信函，要求获得该单的副本 Audit report, if applicable.  

RECORD RETENTION

财务记录、证明文件、统计记录和所有其他记录 与裁决书有关的，自裁决书之日起保留五年 提交最终开支报告，或每季度更新一次的奖励 或每年，自提交季度或年度财务报表之日起计算 report. The only exceptions are the following:

1. 在5年期限届满前提起诉讼、索赔或审计的 在此期间，记录应保留至所有诉讼、索赔或审计发现为止 涉及的记录已经解决并采取了最终措施.
2. 用联邦资金购置的不动产和设备的记录应予保留 for 5 years after final disposition.
3. 间接成本率建议和成本分配计划在下面处理 manner:
   • 如果提交谈判，那么5年的保留期为其提供支持 records starts on the date of such submission.
   • 如果没有提交谈判，那么提案的5年保留期， 计划，或其他计算及其辅助记录在财政结束时开始 提案、计划或其他计算所涵盖的年份(或其他会计期间).

GRANT CLOSE OUT

授予机构要求的所有结帐报告将由指定的专家进行审查 accountant before submission to the agency.  The Project Manager is responsible for 在奖助金期结束时检讨奖助金，以确定是否有 unspent or overspent funds.  项目经理将此信息报告给指定的 会计师不迟于授予期结束后90天.  Any unspent 要求结转的资金必须有赠款的证明文件 agency that approves the carry forward.  

大学会计/采购政策/表格链接可在澳门足球博彩官方网址X找到.

Contact Information for Post Award Activity:

Angie Worland, Director of Accounting
aworland@trivoga.net
(812) 888-4308