竞争性招标
The policies with regard to quotes and bids for Vincennes University are intended to secure timely 交付 of goods and services to the University at the most cost effective price; to encourage competition while promoting ethical business practices with all parties.
有竞争力的报价和/或投标应按照以下准则进行:
- 订单总额高达999美元.根据项目的不同，可以征求或不征求书面报价.
- $1,000.00 to $9,999.应获得三份书面报价.
- $10,000及以上-必须获得三份书面报价.
- $100,000.00及以上-必须遵循正式的投标程序. 这个过程必须通过采购部门进行. 可能需要正式的广告、开标和董事会的批准. 这些要求也适用于建筑项目, 但由设施及计划部而非采购部处理.
在某些情况下, 例如单一来源的采购或没有选择低出价的情况, 最终用户的书面证明是必需的. 这些是保护大学所必需的要求，也是政府机构所要求的, 由哪个机构审核大学财务记录.
书面报价是一种具有法律约束力的工具，提供诸如定价之类的东西, 交付, 以及运输条款. 因此，它保护了大学预算单位免受价格上涨的影响.
请购部门应在请购过程的早期与采购部合作. 获得报价的首选方法是由部门向采购部门提供一份描述所需物品的申请单或备忘录. 如果部门知道可能的供应商，可以建议这些供应商. 通常, 采购部向潜在供应商发送一份关于所需商品或服务的书面描述，并填写在标准的报价申请表上.
这个过程确保所有投标人收到相同的信息. 特殊的指示和最后期限也可以沟通. 提前计划购买, 提供准确和完整的描述, 并指出任何时间限制有助于这个过程顺利进行.
收到报价后, 采购部将对其进行评估，并向请购部提出建议. 如果用户指定从非最低价格的特定供应商处购买产品或服务，则必须向采购部提交证明信. 这封信必须有一些实质内容，并给出选择背后的理由.
申请部门自行取得报价单的, 所有报价(不仅仅是首选报价)的副本必须随申请书一起提交. 如果部门联系了公司，收到的回复是“no bid”, 也应提供这方面的资料. 为了使文档完整, the names of the companies contacted and their responses need to be recorded; a list of the bidders alone is not sufficient.
